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KSG AG setzt TaskCockpit als IKS-Tool ein

Die KSG AG (Kompetenzzentrum für Städte und Gemeinden) setzt zur Umsetzung von Internen Kontrollsystemen (IKS) TaskCockpit ein. Auf die Frage, weshalb er sich für TaskCockpit entschieden habe, meinte Hanspeter Frischknecht, Inhaber der KSG AG, augenzwin-kernd: „Endlich ein IKS-Tool, das auch Spass macht.“

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Die vier Grundsätze für dauerhaften Erfolg

Das Konzentrat einer vierjährigen Studie über die ältesten und besten europäischen Firmen, publiziert vor 10 Jahren und immer noch rich-tig – intuitiv und aus Erfahrung.

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Effizientes Compliance-Management kann Busse mindern

Da viele Schweizer Unternehmen einen Deutschland-Bezug haben, dürfte nicht uninteressant zu wissen sein, dass ein Compliance-Management-System (CMS) bares Geld wert sein kann. Im Fall von Compliance-Verstössen dürfen Unternehmen in Deutschland nämlich mit geringeren Geldbussen rechnen, wenn sie ein wirksames CMS vorweisen können.

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Vermeiden Sie Situationen, in denen Sie Menschen verändern müssen

Erinnern Sie sich an einen Moment, als Sie beschlossen haben, einen Ihrer Wesenszüge zu verändern. Hand aufs Herz, wie erfolgreich waren Sie?

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Besprechungen: sich treffen, telefonieren oder mailen?

Wie viel Zeit reservieren Sie, wenn Sie eine Sitzung in Ihrer Agenda eintragen? Vermutlich eine Stunde. Die Erfahrung zeigt, dass physi-sche Besprechungen tatsächlich dazu tendieren, bis zu einer Stunde zu dauern. Wie viel Zeit reservieren Sie, wenn Sie eine Sitzung in Ihrer Agenda eintragen? Vermutlich eine Stunde. Die Erfahrung zeigt, dass physi-sche Besprechungen tatsächlich dazu tendieren, bis zu einer Stunde zu dauern.

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Die menschliche Intuition – ein schlechter Ratgeber bei Risikofragen

Eigentlich wissen wir es schon lange: Die meisten Menschen handeln bei Risikofragen mehr oder weniger intuitiv. „The Economist“ hat die sieben Gründe dazu bereits vor 14 Jahren herausgearbeitet:

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Nichteinhaltung von Kontrollaufgaben – GL freigestellt

Am Montag, 21. August 2017 wurde der Geschäftsleiter der SBB-Tochter Elvetino freigestellt. Es stünden massive Vorwürfe im Bereich Compliance im Raum, teilten die SBB mit. Man toleriere grundsätzlich keinerlei Verstösse. Das betreffe ... auch die Nichteinhaltung von Kontrollaufgaben wie beispielsweise bei Freigaben von Rechnungen:

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Ziele setzen – rigide oder flexibel?

Wenn wir bei Zielvorgaben auch Umsetzungsflexibilität geben, können wir mehr Personen davon überzeugen, das Ziel anzunehmen. Paradoxerweise erschwert aber die gleiche Flexibilität die Erfüllung des Ziels.

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Der Mitarbeiter geht – und sein Wissen?

Diese Frage wurde schon unzählige Male untersucht, und es gibt hunderte von Beratern, die sich im Thema Wissensmanagement anbieten. Sie unterscheiden oft in lernbares Wissen und Erfahrungen. Und als Lösungsoptionen folgen dann Vorschläge wie Wissensdatenbanken, Vernetzung der Zusammenarbeit, etc. Dabei fällt auf, dass der Erfolg sehr stark von den involvierten Personen abhängt, die Vollständigkeit schwierig zu kontrollieren ist und oft zu spät in Angriff genommen wird.

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Wie eine Sitzung richtig beginnen?

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Das gilt auch für die Leitungsperson einer Sitzung. Ihr "erster Eindruck" ist massgeblich, ob das Gremium mehr oder weniger produktiv mitwirkt. Liane Davey hat in ihrem Artikel "The Right Way to Start a Meeting" folgende Beispiele aus der Praxis zusammengetragen:

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Daten auf Cloud-Speichern verschlüsseln – Ja oder Nein?

Falls Sie dieses Thema in den Medien verfolgt haben, könnte Ihr Schluss naheliegen, dass Daten in der Cloud wegen der zunehmenden Hacker-Angriffe auch verschlüsselt werden sollten. Die NZZ am Sonntag schrieb beispielsweise am 18. Juni 2017, dass die Speicherung von Daten auf Cloud-Diensten ein Dilemma darstelle, denn Online-Dienste schützen zwar vor Datenverlust aber verzichten auf Datenverschlüsselung:

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Die Stadt Uster setzt TaskCockpit ein

Die Stadt Uster ist mit rund 35'000 Einwohnern die drittgrösste Stadt im Kanton Zürich und gehört zu den zwanzig grössten der Schweiz. Die Stadtverwaltung beschäftigt über 800 Angestellte und das Jahresbudget beträgt rund Fr. 240 Mio.. Kein Wunder wollen die Verantwortlichen, dass Prozesse und Kontrollen einwandfrei funktionieren.

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Was wir von unseren Kunden lernen

Seit TaskCockpit vor Jahren erstmals zur Bearbeitung von IKS-Kontrollplänen zum Einsatz kam, beeindrucken unsere Kunden uns immer wieder mit ihrer Kreativität. Sie setzen TaskCockpit in Bereichen ein, die wir bei der Entwicklung unseres Tools nicht im Auge hatten. In der Zwischenzeit ist eine Fülle von cleveren Anwendungen für das firmenweite Aufgabenmanagement entstanden - so auch im Sitzungswesen.

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Die beiden grössten Zeitkiller

Sitzungen und E-Mails sind die beiden grössten Zeitkiller. Überrascht mich nicht, werden Sie sagen. Aber wie gegensteuern? Das ist die Gretchenfrage. Basierend auf einem Artikel aus der Frankfurter Rundschau, resp. dem englischen Originalartikel von Bain & Company, nachfolgend ein paar Tipps:

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34 Mal erfolgreicher als per E-Mail

Ein persönliches Gespräch ist weitaus effektiver als eine E-Mail. Das haben zumindest kürzliche Experimente ergeben. Sie erreichen den gleichen Beeinflussungseffekt, wenn Sie 200 Emails versenden oder sechs Personen unter vier Augen sprechen.

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Ein Manifest für die Checkliste

Wieso benutzen Ärzte, Piloten, Ingenieure, und Feuerwehren Checklisten? Weil Fehler bei der Arbeit Menschenleben kosten können. Macht Sinn. Aber stimmt somit der Umkehrschluss, dass andere Berufsleute kaum Checklisten brauchen, weil bei ihnen keine Menschenleben auf dem Spiel stehen?

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Die E-Mail Abwesenheitsmeldung

Setzen Sie die Email-Abwesenheitsmeldung nicht nur als reine Höflichkeits- und Organisationsmitteilung ein. Inspiriert vom Artikel „What Successful People Say In Out Of Office Email“ hier drei Ideen, wie Sie mehr daraus machen können:

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Wen schickt man am besten an eine Verhandlung?

Jemanden, der besonnen und kooperativ ist, würde man meinen. Doch das ist nicht immer die beste Strategie. Für ein erfolgreiches Gespräch viel entscheidender ist, dass die involvierten Personen eine ähnliche Persönlichkeit haben.

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NEU: Live-Demo über Skype

Zeit ist ein hohes Gut – sei es privat oder beruflich. Deshalb bieten wir seit ein paar Monaten die Live-Demonstration von TaskCockpit – unserem Aufgaben- und Prozess-Tool – und PIXAS – der sicheren Schweizer Business Dropbox – auch via Skype an.

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Was wir von unseren Kunden lernen

Seit TaskCockpit vor Jahren erstmals zur Bearbeitung von IKS-Kontrollplänen zum Einsatz kam, beeindrucken unsere Kunden uns immer wieder mit ihrer Kreativität. Sie setzen TaskCockpit in Bereichen ein, die wir bei der Entwicklung unseres Tools nicht im Auge hatten.

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Was produktive Menschen anders machen

„Was ist das grösste Geheimnis Ihrer Leistungsfähigkeit?“ Aus den Antworten von 200 ultra-produktiven Menschen hat Kevin Kruse eine Liste mit 15 Verhaltensweisen entworfen. Zwei davon betreffen das Aufgabenmanagement und sind definitiv empfehlenswert:

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Der Abschlussprüfer und das IKS

Wussten Sie, dass es dem Abschlussprüfer erlaubt ist, Prüfungshandlungen zu reduzieren, wenn das Ergebnis der IKS-Existenzprüfung es ermöglicht? Da in der Schweiz „nur“ die Existenz aber nicht wie in den USA die Wirksamkeit des IKS (Internen Kontrollsystems) geprüft werden muss, gibt es immer wieder Fehlschlüsse über den Prüfungsumfang und das -vorgehen.

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Wie Sitzungen effektiver werden

Gremien arbeiten am besten, wenn sie sich die einzelnen Erkenntnis-se jedes Mitglieds zu nutze machen und verbinden. Der Economist schlägt dazu drei Regeln für die Sitzungsführung vor:

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FHSG-Studie empfiehlt PIXAS

In eigener Sache dürfen wir mitteilen, dass die Fachhochschule St. Gallen kürzlich Verbesserungen für die Intranet-Lösung der Firma Swisstulle evaluiert und eine Neugestaltung auf der Basis unseres Dokumentenmanagementsystems empfohlen hat.

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Was wir von unseren Kunden lernen

In der Zwischenzeit ist eine Fülle von cleveren Anwendungen für das firmenweite Aufgabenmanagement entstanden. Ein Beispiel dafür ist das Vertragsmanagement.

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KSG AG setzt TaskCockpit als IKS-Tool ein

20.11.2017

  • KSG AG SETZT TASKCOCKPIT ALS IKS-TOOL EIN

Die KSG AG (Kompetenzzentrum für Städte und Gemeinden) setzt zur Umsetzung von Internen Kontrollsystemen (IKS) TaskCockpit ein. Auf die Frage, weshalb er sich für TaskCockpit entschieden habe, meinte Hanspeter Frischknecht, Inhaber der KSG AG, augenzwinkernd: „Endlich ein IKS-Tool, das auch Spass macht.“ Und fügte hinzu: „Ernsthaft – mit TaskCockpit können Aufgaben und Tätigkeiten einfach erledigt und standardisiert rapportiert werden. Es ist ein umfassendes Kontrollinstrument mit Auswertungsmöglichkeiten, Formularvorlagen und Musterbeispielen für eine effiziente Umsetzung. Und nicht ganz unwichtig, es verfügt über eine einfache Administration.“ So ist es keine Überraschung, dass die ersten fünf von KSG beratenen Gemeinden TaskCockpit bereits eingeführt haben.

 

Die vier Grundsätze für dauerhaften Erfolg

20.11.2017

  • DIE VIER GRUNDSÄTZE FÜR DAUERHAFTEN ERFOLG

Das Konzentrat einer vierjährigen Studie über die ältesten und besten europäischen Firmen, publiziert vor 10 Jahren und immer noch richtig – intuitiv und aus Erfahrung. Und das Beste. Die vier Grundsätze sind nicht nur anwendbar für gewinnorientierte Unternehmen. Nein. Sie funktionieren für jede Art von Organisation.

1.     Schöpfen Sie Ihre bestehenden Möglichkeiten aus, bevor Sie Neues entwickeln: Wenn es zu Spannungen zwischen „mehr vom Alten“ und „mehr Neues“ kommt, haben die besten Unternehmen eine klare Priorität: Ausschöpfen der bestehenden Möglichkeiten.

2.     Diversifizieren Sie Ihre Geschäftsfelder: Erfolgreiche Betriebe sind anpassungsfähig. Sie diversifizieren ihren Einkauf, ihre Produkte, Kunden und die geografischen Märkte.

3.     Erinnern Sie sich an Ihre Fehler: Grossartige Firmen stolpern nicht ein zweites Mal in dieselbe Falle. Sie geben das aus Fehlern Gelernte über Generationen hinweg weiter.

4.     Seien Sie zurückhaltend mit Veränderungen: Dauerhafte Organisationen verändern sich radikal nur in ganz ausgewählten Momenten ihrer Geschichte – und auch dann immer behutsam.

Wer den englischen Originalartikel lesen möchte, findet ihn unter diesem Link.

 

Effizientes Compliance-Management kann Busse mindern

20.11.2017

  • EFFIZIENTES COMPLIANCE-MANAGEMENT KANN BUSSE MINDERN

 

Da viele Schweizer Unternehmen einen Deutschland-Bezug haben, dürfte nicht uninteressant zu wissen sein, dass ein Compliance-Management-System (CMS) bares Geld wert sein kann. Im Fall von Compliance-Verstössen dürfen Unternehmen in Deutschland nämlich mit geringeren Geldbussen rechnen, wenn sie ein wirksames CMS vorweisen können.

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in seinem Urteil vom 9. Mai 2017 – 1 StR 265/16 zur Bemessung der Geldbusse (in Abhängigkeit des wirtschaftlichen Vorteils aus der Ordnungswidrigkeit) festgehalten, dass von Bedeutung ist, inwieweit die bebusste juristische Person ihrer Pflicht, Rechtsverletzungen aus der Sphäre des Unternehmens zu unterbinden, genügt und ein effizientes Compliance-Management installiert hat, das auf die Vermeidung von Rechtsverstössen ausgelegt ist.

Ein CMS muss also immer auf die Besonderheiten und Risikofelder des einzelnen Unternehmens abgestimmt sein. Damit nicht genug. Die betriebsinternen Abläufe müssen so gestaltet sein, dass Normverletzungen deutlich erschwert werden. Und um diesen Nachweis erbringen zu können, braucht es ein robustes, lückenlos geführtes, revisionssicheres Controlling-Tool.

 

Vermeiden Sie Situationen, in denen Sie Menschen verändern müssen

20.11.2017

  • VERMEIDEN SIE SITUATIONEN, IN DENEN SIE MENSCHEN VERÄNDERN MÜSSEN

Erinnern Sie sich an einen Moment, als Sie beschlossen haben, einen Ihrer Wesenszüge zu verändern. Hand aufs Herz, wie erfolgreich waren Sie?

Vielleicht tröstet oder beruhigt es Sie zu wissen, dass Sie kaum Einfluss auf Ihre charakterliche Veränderung nehmen können. Der grösste Teil der Persönlichkeitsentwicklung läuft nach einem genetischen Programm ab. So ist es nicht überraschend, dass Sie auch keine anderen Menschen verändern können – nein, nicht einmal Ihren Lebenspartner oder Ihre Kinder. Die Motivation für persönliche Veränderung muss nämlich von innen kommen. Weder Druck von aussen noch rationale Argumente funktionieren, schreibt Rolf Dobelli im NZZ-Artikel vom 4.11.17 und rät:

·        Tätigen Sie keine Geschäfte mit Leuten, deren Temperament Ihnen nicht passt.

·        Übernehmen Sie nie die Führung einer Organisation, wenn Sie die Denkart der Menschen dieser Organisation verändern müssen.

·        Stellen Sie keine Menschen ein, deren Charakter Sie verändern müssen.

·        Stellen Sie nach Temperament ein. Dann trainieren Sie deren Fähigkeiten. Temperamente kann man nicht verändern, zumindest nicht in vernünftiger Zeit und schon gar nicht von aussen. Fähigkeiten hingegen schon. 

Besprechungen: Sich treffen, telefonieren oder mailen?

20.11.2017

  • BESPRECHUNGEN: SICH TREFFEN, TELEFONIEREN ODER MAILEN?

Wie viel Zeit reservieren Sie, wenn Sie eine Sitzung in Ihrer Agenda eintragen? Vermutlich eine Stunde. Die Erfahrung zeigt, dass physische Besprechungen tatsächlich dazu tendieren, bis zu einer Stunde zu dauern. Gleichzeitig wissen wir, dass der gleiche Gesprächsinhalt am Telefon in einer halben Stunde besprochen werden kann. Immer mehr Leute wünschen deshalb kaum mehr physische Treffen. Wenn dieses Verhalten aber zur Norm wird, nimmt das Vertrauensniveau in der Organisation kontinuierlich ab. Vertrauen unter Menschen kann nur durch persönliche Kontakte gebildet und aufrecht erhalten werden. Nichtsdestotrotz sind Meetings nur dann angebracht, wenn Austausch nötig ist. Soll nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden, schreiben Sie aber lieber eine E-Mail statt ein Meeting einzuberufen.

 Überlegen Sie sich also immer, ob der Zusatzwert eines physischen Treffens wirklich die zusätzliche Zeit rechtfertigt. Auf manches Arbeitstreffen wird ohnehin am besten von vorneherein verzichtet.

Die menschliche Intuition - ein schlechter Ratgeber bei Risikofragen

20.11.2017

  • DIE MENSCHLICHE INTUITION – EIN SCHLECHTER RATGEBER BEI RISIKOFRAGEN

Eigentlich wissen wir es schon lange: Die meisten Menschen handeln bei Risikofragen mehr oder weniger intuitiv. „The Economist“ hat die sieben Gründe dazu bereits vor 14 Jahren herausgearbeitet: Erstens sind wir überoptimistisch, denn wir überschätzen oft unsere Fähigkeiten und unser Können sowie unseren Einfluss auf Zukünftiges. Zweitens sind wir stur und weichen nicht gerne von früheren Entscheiden ab. Drittens bevorzugen wir Dinge, die wir besser zu kennen glauben und sind wenig bereit, über den eigenen Tellerrand zu schauen. Viertens haben wir mehr Angst vor dem Scheitern, selbst wenn die Chancen zu gewinnen gleich gross sind, wie die zu verlieren. Fünftens verschieben wir laufend wichtige Entscheide und kümmern uns lieber um Details. Sechstens handeln wir oft widersinnig aus Bedauern über eine verpasste Chance und rennen dieser Chance hinterher. Und siebtens nehmen wir erste Begegnungen und Erfahrungen als zu wichtig – der sog. Anker-Effekt – und sind später kaum bereit, sie zu hinterfragen.

 Ein Lösungsansatz, sein Verhalten zu überlisten, liegt darin, sich selbst verbindliche, transparente und verlässliche Verhaltensweisen vorzugeben. Diese sollten Sie in einer Phase höchster Rationalität (kein Risiko) beschliessen, damit Sie dieses Verhalten in der Phase der Irrationalität (Risiko trifft ein) abrufen können. Die Informationstechnologie wäre prädestiniert, um diesen Job zu übernehmen. Trotz aller IT-Fortschritte scheint aber die Abneigung der Menschen, Computern in diesen Dingen zu vertrauen, in den letzten Jahrzehnten nicht abgenommen zu haben. Schreiben Sie uns bitte, wenn Sie eine Beobachtung oder Erklärung aus der Praxis dazu haben. 


 

Nichteinhaltung von Kontrollaufgaben – GL freigestellt

26.09.2017

  • NICHTEINHALTUNG VON KONTROLLAUFGABEN – GESCHÄFTSLEITER FREIGESTELLT

Am Montag, 21. August 2017 wurde der Geschäftsleiter der SBB-Tochter Elvetino freigestellt. Es stünden massive Vorwürfe im Bereich Compliance im Raum, teilten die SBB mit. Man toleriere grundsätzlich keinerlei Verstösse... . Das betreffe ... auch die Nichteinhaltung von Kontrollaufgaben wie beispielsweise bei Freigaben von Rechnungen.

Der Öffentlichkeit ist zwar nicht bekannt, ob der Geschäftsleiter die Kontrollaufgaben vorsätzlich verletzt hat. Wir wissen aber aus unserer Erfahrung bei der Einführung von TaskCockpit, dass die Ernsthaftigkeit und Verlässlichkeit der Kontrollen zunimmt, sobald tagesaktuelle Transparenz und Revisionssicherheit sichergestellt ist. Gegen vorsätzliches Fehlverhalten nützt zwar auch kein IT-Tool. Die Hemmschwelle wird aber auf jeden Fall angehoben.

 

 

Ziele setzen – rigide oder flexibel?

26.09.2017

  • ZIELE SETZEN - RIGIDE ODER FLEXIBEL?

Wenn wir bei Zielvorgaben auch Umsetzungsflexibilität geben, können wir mehr Personen davon überzeugen, das Ziel anzunehmen. Paradoxerweise erschwert aber die gleiche Flexibilität die Erfüllung des Ziels.

Die meisten Personen bevorzugen Flexibilität, wenn es um das Setzen ihrer Ziele geht. Möglicherweise, weil wir unser Handeln und Verhalten nicht gut voraussehen können. Eine gewisse Elastizität im Zielesetzen gibt uns später Interpretationsspielraum. Die gleiche Logik trifft aber nicht zu, wenn es um die Verfolgung eines gesetzten Ziels geht. Sobald Menschen sich ein Ziel gesetzt haben, ist es wahrscheinlicher, dass sie es erreichen, wenn die Schritte zur Zielerreichung rigide und restriktiv gesetzt werden. Wieso? Rigide Vorgaben reduzieren das Entscheiden-müssen; der Prozess fühlt sich unbeschwerter an. Vermutlich hängt das mit unserer limitierten Fähigkeit, Entscheide zu fällen, zusammen, denn wir müssen schon ungefähr 35'000 Entscheide pro Tag fällen.

Diese Erkenntnisse sind äusserst relevant für Führungspersonen, denn die meisten Vorgesetzten setzen Ziele und geben dann dem Team die Freiheit, wie sie sie erreichen. Steve Martin empfiehlt genau das Gegenteil. Vorgesetzte sollten in der Zielsetzung flexibel vorgehen. Sobald die Marschrichtung aber gemeinsam festgelegt ist, sollten sie bei den einzelnen Schritten zur Zielerreichung unnachgiebig sein.

Die Ergebnisse von Steve Martins Research sind als Artikel in der HBR vom 27.01.2017 "When to Set Rigid Goals and When to Be Flexible" erschienen.

 

 

Der Mitarbeiter geht – und sein Wissen?

26.09.2017

  • DER MITARBEITER GEHT - UND SEIN WISSEN?

Diese Frage wurde schon unzählige Male untersucht, und es gibt hunderte von Beratern, die sich im Thema Wissensmanagement anbieten. Sie unterscheiden oft in lernbares Wissen und Erfahrungen. Und als Lösungsoptionen folgen dann Vorschläge wie Wissensdatenbanken, Vernetzung der Zusammenarbeit, etc. Dabei fällt auf, dass der Erfolg sehr stark von den involvierten Personen abhängt, die Vollständigkeit schwierig zu kontrollieren ist und oft zu spät in Angriff genommen wird. Gäbe es nicht ein einfacheres Mittel, um im Sinne einer 80-20-Lösung dafür vorzusorgen, dass das Wissen bleibt? Ja, durch die Verankerung von wiederkehrenden Tätigkeiten.


Entweder haben die Stelleninhaber wiederkehrende Tätigkeiten so intus, dass sie nicht dokumentiert sind, oder sie verwenden persönliche Notizen für die Durchführung. "Persönlich" bedeutet: Nicht im "Wissen" der Firma verankert. Diese Verankerung erfolgt am besten mit einem Aufgabenmanagement-Tool, wie TaskCockpit. Die Mitarbeiter sind anfänglich zwar nicht immer glücklich darüber. Aus ihrer Perspektive auch verständlich, denn sie wissen ja, wie es geht. Sie sehen keinen Zusatznutzen. Oft hilft es, wenn man sie an ihren Stellenantritt erinnert - wie viel mussten sie damals neu "erfinden" - und bewusst macht, dass die Arbeitserledigung die Visitenkarte und somit ein wichtiger Wert der Firma ist, der gesichert werden muss.

 

 

Wie eine Sitzung richtig beginnen?

26.09.2017

  • WIE EINE SITZUNG RICHTIG BEGINNEN?

Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Das gilt auch für die Leitungsperson einer Sitzung. Ihr "erster Eindruck" ist massgeblich, ob das Gremium mehr oder weniger produktiv mitwirkt. Liane Davey hat in ihrem Artikel "The Right Way to Start a Meeting" folgende Beispiele aus der Praxis zusammengetragen:

  1. Machen Sie den Zweck des Treffens klar, indem Sie erklären, worum es in der Sitzung nicht geht.
  2. Erläutern Sie bei der Einführung in jedes Traktandum das Ziel, z.B. Ideen sammeln. Bei Entscheidungen immer die Entscheidungskriterien und die/den Entscheider nennen.
  3. Sagen Sie den Teilnehmer/innen klipp und klar, welches Engagement Sie bei den Diskussionen erwarten.
  4. Sofern Sie Sitzungsregeln haben, nennen Sie am Anfang der Sitzung 1-2 Regeln, die noch nicht in allen Teilen eingehalten worden sind.
  5. Entscheiden Sie immer, ob eine Umfragerunde notwendig und sinnvoll ist. Falls ja, machen Sie klar, dass die mündlichen Voten themabezogen sein müssen und Sie ein Ausschweifen unterbinden werden.

 

 

Daten auf Cloud-Speichern verschlüsseln – Ja oder Nein?

26.09.2017

  • DATEN AUF CLOUD-SPEICHERN VERSCHLÜSSELN - JA ODER NEIN?

Falls Sie dieses Thema in den Medien verfolgt haben, könnte Ihr Schluss naheliegen, dass Daten in der Cloud wegen der zunehmenden Hacker-Angriffe auch verschlüsselt werden sollten. Die NZZ am Sonntag schrieb beispielsweise am 18. Juni 2017, dass die Speicherung von Daten auf Cloud-Diensten ein Dilemma darstelle, denn Online-Dienste schützen zwar vor Datenverlust aber verzichten auf Datenverschlüsselung. Wir sind der Meinung, dass auf einem lokalen Device - vor allem mit Windows - die Verschlüsselung für den Fall des Diebstahls sinnvoll ist. Hingegen müssen Daten im Cloud-Speicher nicht verschlüsselt werden, weil physischer Diebstahl kaum möglich ist und ohne Benutzeridentifikation digital nicht eingebrochen werden kann. PIXAS bspw. kann auf 3-fach Authentifizierung mittels SMS eingestellt werden. Eine sichere Cloud mit Schweizer Datenschutz ist effektiver als eine komplizierte Verschlüsselung.

 

 

Die Stadt Uster setzt TaskCockpit ein

26.09.2017

  • DIE STADT USTER SETZT TASKCOCKPIT EIN

Die Stadt Uster ist mit rund 35'000 Einwohnern die drittgrösste Stadt im Kanton Zürich und gehört zu den zwanzig grössten der Schweiz. Die Stadtverwaltung beschäftigt über 800 Angestellte und das Jahresbudget beträgt rund Fr. 240 Mio.. Kein Wunder wollen die Verantwortlichen, dass Prozesse und Kontrollen einwandfrei funktionieren. So wird TaskCockpit in einem ersten Schritt für das Interne Kontrollsystem (IKS) eingesetzt. Dass sich die Stadt Uster für TaskCockpit entschieden hat, macht uns Stolz und ist uns ein Ansporn, dass unsere Lösung weiterhin für jegliche Art von Organisationen zu vernünftigen Kosten verfügbar ist.

 

 

Was wir von unseren Kunden lernen

26.09.2017

  • WAS WIR VON UNSEREN KUNDEN LERNEN

Seit TaskCockpit vor Jahren erstmals zur Bearbeitung von IKS-Kontrollplänen zum Einsatz kam, beeindrucken unsere Kunden uns immer wieder mit ihrer Kreativität. Sie setzen TaskCockpit in Bereichen ein, die wir bei der Entwicklung unseres Tools nicht im Auge hatten. In der Zwischenzeit ist eine Fülle von cleveren Anwendungen für das firmenweite Aufgabenmanagement entstanden - so auch im Sitzungswesen. Einer der Schlüssel für effektivere und produktivere Sitzungen liegt in der Vorbereitung. TaskCockpit kann eingesetzt werden, um den Sitzungsteilnehmern die einzelnen Traktanden mit Unterlagen digital zuzustellen - mit der Aufforderung, sich vorzubereiten. Alle melden im TaskCockpit, wenn sie das Traktandum bearbeitet haben, ob sie mit den Anträgen einverstanden sind und wenn nicht, weshalb, resp. welche Informationen fehlen. Mit diesen Rückmeldungen kann sich die Sitzungsleitung optimal vorbereiten und Leerläufe am Sitzungstag können vermieden werden.

 

 

Die beiden grössten Zeitkiller

08.05.2017

  • DIE BEIDEN GRÖSSTEN ZEITKILLER

Sitzungen und E-Mails sind die beiden grössten Zeitkiller. Überrascht mich nicht, werden Sie sagen. Aber wie gegensteuern? Das ist die Gretchenfrage. Basierend auf einem Artikel aus der Frankfurter Rundschau, resp. dem englischen Originalartikel von Bain & Company, nachfolgend ein paar Tipps:  

  • Posteingang immer aufräumen. Alle E-Mails, die nicht in 5 Minuten bearbeitet werden können in Prioritäts- oder Wochen-und Tagesordner verschieben. Evtl. dem Sender mitteilen, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann. Dann nach Priorität abarbeiten.
  • Per E- Mail nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, versenden. Alles, was einer Abstimmung bedarf, wie Terminvereinbarungen, direkt per Telefon oder persönlich absprechen. 
  • Nicht jede/r soll Sitzungen einberufen dürfen. Diese Kompetenz muss explizit in den Stellenbeschrieb. Meetings nur, wenn Austausch nötig ist. Soll nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden, besser eine E-Mail als eine Sitzung. 
  • Sitzungsthemen: keine Stichworte sondern die Aufgabe/das Problem mit einem ganzen W-Fragesatz ausformulieren. Z.B. „Woran liegt es, dass der Umsatz im zweiten Quartal stagnierte?“ Die Teilnehmer bereiten sich viel gewissenhafter auf die Sitzung vor.

 

34 Mal erfolgreicher als per E-Mail

08.05.2017

  • 34 MAL ERFOLGREICHER ALS PER E-MAIL

Ein persönliches Gespräch ist weitaus effektiver als eine E-Mail. Das haben zumindest kürzliche Experimente ergeben. Sie erreichen den gleichen Beeinflussungseffekt, wenn Sie 200 Emails versenden oder sechs Personen unter vier Augen sprechen. Oft ist es zwar praktischer und angenehmer zu schreiben, als eine Person einzeln persönlich anzusprechen. Aber überschätzen Sie die Effektivität Ihrer Schreibe nicht; mögen Sie noch so sprachgewandt sein. Für was Sie sich auch immer entscheiden, die Text-Kommunikation wird immer das minderwertigere Mittel bleiben, wenn Sie Einfluss nehmen wollen.

Ein Manifest für die Checkliste

08.05.2017

  • EIN MANIFEST FÜR DIE CHECKLISTE

Wieso benutzen Ärzte, Piloten, Ingenieure, und Feuerwehren Checklisten? Weil Fehler bei der Arbeit Menschenleben kosten können. Macht Sinn. Aber stimmt somit der Umkehrschluss, dass andere Berufsleute kaum Checklisten brauchen, weil bei ihnen keine Menschenleben auf dem Spiel stehen? Ja, vielleicht. Und gleichzeitig, Menschen sind nicht unfehlbar, egal in welchen Berufen. Aber wieso sehen Berufsleute in Nicht-Leben-oder-Tod-Jobs viel eher darüber hinweg und setzen Checklisten weniger ein? Ist es letztlich eine Sache der Egos?

Atul Gawande, ein Chirurg aus Boston, ist diesen Fragen nachgegangen und hat „The Checklist Manifesto – How to Get Things Right“ geschrieben. GetAbstract bewertet das Buch als exzellent (9 von 10 Punkten). Leider ist das Buch (noch) nicht in Deutsch übersetzt. Trotzdem. Lesen Sie auf jeden Fall die Zusammenfassung.

Die E-Mail Abwesenheitsmeldung

08.05.2017

  • DIE E-MAIL ABWESENHEITSMELDUNG

Setzen Sie die Email-Abwesenheitsmeldung nicht nur als reine Höflichkeits- und Organisationsmitteilung ein. Inspiriert vom Artikel „What Successful People Say In Out Of Office Email“ hier drei Ideen, wie Sie mehr daraus machen können:

  1. Nicht nur bei Ferienabwesenheit einsetzen. Wenn Sie wegen einer Aktivität abwesend sind, die andere interessieren könnte, teilen Sie das mit. z.B. wenn Sie Gastredner an einer Konferenz sind.
  2. Immer wenn Sie einen Artikel (eigener oder fremder) interessant finden, die „Abwesenheitsmeldung“ mit einem Link zum Artikel aktivieren.
  3. Oder eine sorgfältig formulierte Mitteilung zu Ihren kürzlichen (Produkte-)entwicklungen, Erfahrungen, Auszeichnungen, etc.


Wen schickt man am besten an eine Verhandlung?

08.05.2017

  • WEN SCHICKT MAN AM BESTEN AN EINE VERHANDLUNG?

Jemanden, der besonnen und kooperativ ist, würde man meinen. Doch das ist nicht immer die beste Strategie. Für ein erfolgreiches Gespräch viel entscheidender ist, dass die involvierten Personen eine ähnliche Persönlichkeit haben. Die Persönlichkeit einer einzelnen Person ist kein Garant für gutes Gelingen, wohl aber die Kombination der beteiligten Persönlichkeiten. Verhandlungen zwischen ähnlich gestrickten Personen laufen reibungsloser ab und hinterlassen diese zufriedener. (Aus NZZ am Sonntag, resp. Journal of Applied Psychology).

NEU: Live-Demo über Skype

08.05.2017

  • NEU: LIVE-DEMO ÜBER SKYPE

Zeit ist ein hohes Gut – sei es privat oder beruflich. Deshalb bieten wir seit ein paar Monaten die Live-Demonstration von TaskCockpit – unserem Aufgaben- und Prozess-Tool – und PIXAS – der sicheren Schweizer Business Dropbox – auch via Skype an. Nach unserer Erfahrung halbiert sich die Demo-Zeit gegenüber einer Vor-Ort-Präsentation. Zudem ergeben sich oft mehr Möglichkeiten für die Vereinbarung eines passenden Termins. Für die Mitteilung Ihres Interesses an einer Skype-Demo klicken Sie hier für TaskCockpit oder hier für PIXAS.

Was wir von unseren Kunden lernen

08.05.2017

  • WAS WIR VON UNSEREN KUNDEN LERNEN

Seit TaskCockpit vor Jahren erstmals zur Bearbeitung von IKS-Kontrollplänen zum Einsatz kam, beeindrucken unsere Kunden uns immer wieder mit ihrer Kreativität. Sie setzen TaskCockpit in Bereichen ein, die wir bei der Entwicklung unseres Tools nicht im Auge hatten. In der Zwischenzeit ist eine Fülle von cleveren Anwendungen für das firmenweite Aufgabenmanagement entstanden. Mit diesem Newsletter berichten wir in loser Folge über den Einsatz von TaskCockpit - heute zum Thema Personal-Ein-, Über- & Austritte.

Was produktive Menschen anders machen

06.03.2017

  • WAS PRODUKTIVE MENSCHEN ANDERS MACHEN

„Was ist das grösste Geheimnis Ihrer Leistungsfähigkeit?“ Aus den Antworten von 200 ultra-produktiven Menschen hat Kevin Kruse eine Liste mit 15 Verhaltensweisen entworfen. Zwei davon betreffen das Aufgabenmanagement und sind definitiv empfehlenswert:

  • Versuchen Sie eine Aufgabe nur einmal anzufassen. Richten Sie deshalb die Darstellung Ihres E-Mail-Programms so ein, dass Sie ohne Klick erkennen können, ob die Erledigung mehr als fünf Minuten benötigt. Falls weniger als fünf Minuten, sofort erledigen und E-Mail löschen – nicht in der Inbox lassen! Reduziert Stress, da Sie nicht mehr daran denken müssen, und ist effizienter, da Sie dasselbe nicht nochmals lesen und beurteilen müssen.
  • Führen Sie keine Pendenzenlisten! Sondern tragen Sie alle Aufgaben in den Kalender eintragen. Denn erstens werden nur 41 % der Aufgaben auf Pendenzenlisten wirklich erledigt. Und zweitens führt die dauernde Betrachtung des Unerledigten zu Stress und sogar Schlafstörungen.

Der Abschlussprüfer und das IKS

06.03.2017

  • DER ABSCHLUSSPRÜFER UND DAS IKS

Wussten Sie, dass es dem Abschlussprüfer erlaubt ist, Prüfungshandlungen zu reduzieren, wenn das Ergebnis der IKS-Existenzprüfung es ermöglicht?

Da in der Schweiz „nur“ die Existenz aber nicht wie in den USA die Wirksamkeit des IKS (Internen Kontrollsystems) geprüft werden muss, gibt es immer wieder Fehlschlüsse über den Prüfungsumfang und das -vorgehen. Im Grunde ist aber alles klar geregelt – im Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung. Der Abschlussprüfer ist angehalten, die eigentlichen Kontrollen auf Unternehmens- und Proessebene zu prüfen. Er muss also im Rahmen seiner Tätigkeit weitreichende Systemprüfungen durchführen, damit er feststellen kann, ob das IKS auch dauernd funktioniert und die Kontrollen auch tatsächlich greifen. Aber! „Sollte die Unternehmensleitung selbst Funktionsprüfungen der Kontrollen anordnen und durchführen, so kann sich der Abschlussprüfer darauf abstützen, ohne die Einhaltung der Kontrollen selbst zu prüfen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Durchführung dieser, von der Unternehmensleitung angeordneten, Funktionsprüfungen dokumentiert ist.

Es kann sich somit doppelt lohnen, den Kontrollplan vollständig und sorgfältig mittels einer zweckmässigen Software umzusetzen. Einerseits erzielt das IKS so tatsächlich Wirkung, und andererseits verringert sich die Rechnung des Abschlussprüfers.

Wie Sitzungen effektiver werden

06.03.2017

  • WIE SITZUNGEN EFFEKTIVER WERDEN

Die meisten Entscheidungen in Gremien sind leider das Resultat von Verzerrungen in der Meinungsbildung, denn in den Diskussionen sind die Vorlagen, resp. Empfehlungen zu dominant. Dazu kommt (a) die Angst der Teilnehmer um ihren Ruf, da sie nicht wollen, dass ihre Bedenken als persönliche Kränkung empfunden werden und (b) die Bewahrung der Kompetenzvermutung, resp. die Angst, dass die andern einem aufgrund seiner Äusserung für töricht halten könnten.

Gremien arbeiten am besten, wenn sie sich die einzelnen Erkenntnisse jedes Mitglieds zu nutze machen und verbinden. Der Economist schlägt dazu drei Regeln für die Sitzungsführung vor:

  1. Jede Teilnehmerin notiert ihre Ansicht unabhängig vorab.
  2. Wer zuerst spricht wird zufällig ausgewählt. Alternativ wird in umgekehrter Reihenfolge des Dienstalters gesprochen.
  3. Schliesslich sollte zu Widerspruch ermutigt werden (evtl. sogar honoriert), um die persönlichen Nachteile durch einen Zwist mit einem Teilnehmer aufzuwiegen.

FHSG-Studie empfiehlt PIXAS

06.03.2017

  • WAS PRODUKTIVE MENSCHEN ANDERS MACHEN

In eigener Sache dürfen wir mitteilen, dass die Fachhochschule St. Gallen kürzlich Verbesserungen für die Intranet-Lösung der Firma Swisstulle evaluiert und eine Neugestaltung auf der Basis unseres Dokumentenmanagementsystems empfohlen hat. So heisst es in der Zusammenfassung des Berichts:

„Insgesamt überzeugte das Produkt PIXAS die Projektgruppe am meisten. Das Produkt verfügt über eine angemessene und passende Funktionalität. Des Weiteren basiert das Produkt auf einer Cloud-Lösung und die Server befinden sich in der Schweiz. Die Preise bewegen sich innerhalb des gewünschten Bereichs. Die Swissaxis AG beliefert Gemeinden mit der Lösung, daher kann von einer hohen Sicherheit ausgegangen werden.“

Was wir von unseren Kunden lernen

06.03.2017

  • WAS WIR VON UNSEREN KUNDEN LERNEN

Seit TaskCockpit vor Jahren erstmals zur Bearbeitung von IKS-Kontrollplänen zum Einsatz kam, beeindrucken unsere Kunden uns immer wieder mit ihrer Kreativität. Sie setzen TaskCockpit in Bereichen ein, die wir bei der Entwicklung unseres Tools nicht im Auge hatten.

In der Zwischenzeit ist eine Fülle von cleveren Anwendungen für das firmenweite Aufgabenmanagement entstanden. Ein Beispiel dafür ist das Vertragsmanagement.


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