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Die 4 grössten Vorurteile bei DMS
Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen Unternehmen helfen, Papierberge per Mausklick zu digitalisieren. Trotzdem schrecken viele vor ihrer Einführung zurück. Die 4 grössten Vorurteile:
Das ist doch alles viel zu kompliziert.
Jeder von uns arbeitet heute bereits digital, vielleicht noch nicht vollumfänglich, aber Office, Outlook und Co. können wir alle bedienen. Und die meisten Software-Lösungen funktionieren ähnlich intuitiv und lassen sich ebenso leicht handhaben.
Die Anwender sind übrigens jedes Mal überrascht, wie einfach ein DMS zu händeln ist. Die Dokumentensuche funktioniert z.B. nicht anders als eine simple Suchanfrage im Internet.
Die Umstellung dauert zu lange.
Dieser Eindruck entsteht, weil Mitarbeitende die Einführung eines DMS oftmals mit der einer komplexen neuen Finanzbuchhaltungs-Software oder einem Workflow-System ERP, GEVER, etc. vergleichen. Solche Systeme stellen vorübergehend die komplette Firma auf den Kopf.
Eine DMS-Einstiegslösung lässt sich – je nach Unternehmensgrösse und Anzahl der DMS-Nutzer – bereits in zwei Tagen implementieren.
Gewohnte Arbeitsprozesse werden gestört und neue müssen erst mühsam erlernt werden.
Manche Dinge ändern sich. Aber nicht unbedingt zum Schlechteren, im Gegenteil! Wer schafft es denn, in wenigen Sekunden seinen gesamten Aktenschrank zu durchsuchen? Mit einem DMS geht das per Mausklick. Auf diese Art spart man viel Zeit.
Wichtig! Ein DMS optimiert lediglich die Arbeitsweise, die Arbeitsprozesse bleiben in der Essenz jedoch die gleichen.
Digitale Daten sind flüchtig. Nur was ich anfassen kann, hat auch Wert.
Bei der Einführung eines DMS erleben wir immer wieder, dass das Druckvolumen zu Anfang messbar ansteigt. Der Grund? Bevor Mitarbeiter ein Dokument in der „elektronischen Wolke“ nicht wiederfinden, drucken sie es lieber noch mal aus. Nach ein paar Wochen sinkt das Volumen wieder, weil die Mitarbeiter verstehen, dass die Daten auf dem Server sicher und vor allem schnell auffindbar sind.
