Ihr guter Ruf und das IKS
Ein guter Ruf ist die Voraussetzung für einen langanhaltenden Geschäftserfolg. Dabei gilt u.a.: Je weniger Fehler desto besser der Ruf. Effektive und effiziente interne Kontrollen lohnen sich somit auch ökonomisch – vor allem wenn Sie Vertrauensgüter anbieten.Deshalb ist ein wirksames IKS die zentrale Voraussetzung, um die notwendige Reputation gewährleisten zu können.
In der Theorie tönt das drastischer, als es in der Praxis zu sein hat. Für kleinere Organisationen können bereits wenige Steuerungs- und Kontrollmassnahmen ausreichend sein, sofern sie auf die Schlüsselrisiken ausgerichtet und aufeinander abgestimmt sind. Dabei gilt es Prinzipien einzuhalten wie Transparenz, Vier-Augen-Kontrolle, Funktionentrennung oder revisionssichere Nachvollziehbarkeit.
Nach unserer Beobachtung sind die meisten IKS-Systeme aber bei der operativen Umsetzung lückenhaft und können so im Betrieb nicht gelebt werden.
Daran ist der Gesetzgeber nicht ganz unschuldig, denn in der Schweiz ist bloss die Prüfung der Existenz des IKS Pflicht.
Nichtsdestotrotz, das Interne Kontrollsystem kann nur helfen, Fehler zu vermeiden, wenn es tatsächlich «gelebt» wird.
Praxis-Tipp: Wenn ein IKS existiert, heisst das nicht, dass es «gelebt» wird! Es braucht eine operativ geeignete Umsetzung, damit es von den Mitarbeitenden «gelebt» werden kann.
Das IKS wird gelebt, wenn
a) Vorgesetzte und Organe zeitgerecht zu kritischen Informationen kommen, und
b) das IKS von Mitarbeitenden als sinnvoll und hilfreich für ihre Arbeit empfunden wird.