Risiken im Mahnprozess vermeiden
Komplettieren Sie den Mahnprozess für überfällige Kundenforderungen mit adäquaten Kontrollen im IKS.
Ihr IKS sollte dazu beitragen, dass das Forderungsmanagement im Allgemeinen und der Mahnlauf im Besonderen durch die Debitorenbuchhaltung so orchestriert werden, dass die folgenden Grundsätze erfüllt sind:
Der Mahnlauf erfolgt …
- regelmässig und fristengerecht,
- vollständig und verlässlich,
- systematisch unter Berücksichtigung gleicher Massstäbe,
- risikoorientiert,
- zweckmässig im Hinblick auf die Art und den Umfang der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen,
- effizient durch einen grösstmöglichen Umfang an Prozessautomatisierung,
- transparent unter der Berücksichtigung der Altersstruktur,
- mit dem Ziel, ungewollte Kundenverluste zu vermeiden.
Für alle identifizierten Risiken ist je eine entsprechende Kontrolle zu bestimmen, durch die der Risikoeintritt reduziert oder verhindert werden soll. Die Risiken und Kontrollaktivitäten sollten dokumentiert werden, damit ein Nachweis für die externe Revision existiert.
Praxis-Tipp: Ein IKS in Tabellenform (Excel) kommt jährlich meistens nur einmal zum Einsatz. Wenn Sie das Mahnwesen im Griff behalten wollen, müssen Kontrollen unabhängig mit entsprechender Häufigkeit erfolgen. Ein verbindlicher und verlässlicher IKS-Prozess ist deshalb nur IT-gestützt möglich und sinnvoll.