Riskmanagement & IKS News

Praxis

Wer will schon kontrolliert werden. Nützt ja auch nichts !?!

Trotz offensichtlichem Nutzen wie Qualitätssicherung, Kundenzufriedenheit und Risikominimierung sind Kontrollen bei Mitarbeitenden und auch bei Vorgesetzten oft unbeliebt. Wie kommt es dazu?

Die Mitarbeitenden wissen zwar, dass Kontrollen nützlich sind. Deren Einführung kann die Kontrollierten aber verunsichern. „Ist man nicht mehr zufrieden mit meiner Arbeit? Bis jetzt war doch alles auch ohne Kontrolle gut.“ Diese Reaktionen beeinflussen auch das Verhalten der Vorgesetzten.

Bei der Lösung dieses Konflikts kann eine gut designte Software helfen. Menschen können es als Konfrontation empfinden, wenn man fragt: „Hast Du es gemacht?“ Sie ziehen es vor, von einem internen Kontrollsystem, anstatt dem Chef erinnert zu werden – vor allem wenn es noch nicht gemacht wurde.

Zudem ist der Termin oft noch gar nicht fällig; es muss also noch nichts realisiert sein.

Wenn Sie Ihre IKS-Excel-Tabellen mit einer IKS-Web-Lösung ersetzen können Sie:

  • Die Kontrolltätigkeit lückenlos nachvollziehen.
  • Den nahtlosen Übergang bei Personalwechsel sicherstellen.
  • Die Auftragsverbindlichkeit und -verlässlichkeit stärken.
  • Die Datenintegrität schützen.
 

Erfahrung aus unserer Praxis: Nach unserer Erfahrung sind die

Kontrollpläne der Schlüssel zum Erfolg beim internen Kontrollsystem. Nur wenn sie verlässlich, transparent und verbindlich eingehalten werden «lebt» das IKS tatsächlich.

Achten Sie, dass:  

– Ihre Methode und allfällige Tools zur Umsetzung des IKS kontrollplanzentriert sind.

– Die Kontrollaufträge risikobasiert und präzise beschrieben sind.

Bei den Kontrollaufträgen wiederrum, ist folgendes entscheidend:

  1. Die Kontrollperson sollte selbst feststellen können, ob sie die Kontrolle korrekt durchgeführt hat (z.B. Anzahl Stichproben, nummerischer Abgleich, etc.).
  2. Die Anforderung an ein allfälliges Nachweisdokument, inkl. Ablageort muss explizit im Kontrollauftrag beschrieben sein.
 

Zu guter Letzt: Sprechen Sie Risikobeschriebe und Kontrollaufträge Wort für Wort mit den Kontrollpersonen durch. Das tönt zwar wie ein Umweg, ist aber eine Abkürzung, wenn Sie wollen, dass die Kontrollen eingehalten werden.

 

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