Riskmanagement & IKS News
Digitale Arbeitsmittel und Gewaltentrennung
Die Gewaltentrennung ist ein wichtiger Grundsatz jeder Organisation. Echte Gewaltentrennung braucht Unabhängigkeit – besonders bei der Datenhoheit. Zum Schutz der Integrität beider – der Aufsicht und der Exekutive.
Digitale Arbeitsmittel ermöglichen eine schnellere und effizientere Zusammenarbeit. Sie erleichtern die Dokumentation. Sie vereinfachen die Verwaltung von Daten und den Austausch von Informationen. Gerade dort sind allerdings auch die Risiken.
Wenn Aufsichtsgremien und oberste Leitungsorgane auf die gleichen IT-Ressourcen zurückgreifen wie die operativen Bereiche, kann es zu Interessenkonflikten kommen. Oder gar zu einem Vermischen von Zugriffsrechten. Ob unabsichtlich oder absichtlich, das Ergebnis ist das Gleiche. Das Risiko besteht, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten. Das kann sehr unangenehme Folgen haben.
Um diese Risiken zu minimieren, sollten Aufsichtsgremien und oberste Leitungsorgane daher auf digitale Arbeitsmittel setzen, die unabhängig von der IT der operativen Organisation sind.
Das gibt es. Wie z.B. vertrauenswürdige Cloud-Lösungen, die von einem externen Anbieter bereitgestellt werden. Dadurch können die Leitungsorgane und Gremien auf eine sichere und unabhängige Infrastruktur zurückgreifen, ohne dass es zu Interessenkonflikten kommt. Gleichzeitig bleiben die operativen Bereiche und die Führungs- bzw. Aufsichtsgremien voneinander getrennt und können ihre Aufgaben eigenständig erfüllen. Weder absichtlich noch aus Versehen kommen so Dokumente, Erwägungen, Beschlüsse und anderes kommunikativ durcheinander.
Das richtige IT-System implementiert auch die Richtlinien der Unabhängigkeit und der internen Organisation der Gremien. Die Mitglieder und die Mitarbeiter merken direkt, welche Daten und Informationen ihnen zur Verfügung stehen. Jeder Zugriff oder auch nur eine Einsicht wird protokolliert. Klare Richtlinien verhindern, dass es zu Missbräuchen oder Unfällen kommt.
Fazit: Insgesamt bietet der Einsatz von digitalen Arbeitsmitteln viele Vorteile für Aufsichtsgremien- und Leitungsorgane. Jedoch nur wenn auf die Unabhängigkeit von der IT der operativen Organisation geachtet wird, können die Vorteile ohne Risiken genutzt werden.
Durch die Wahl der richtigen IT-Systeme und die Implementierung von Schulungen und Richtlinien können Unternehmen und Institutionen sicherstellen, dass die Gewaltentrennung gewahrt bleibt und die Unabhängigkeit der Gremien und Leitungsorgane gesichert ist.
Praxisbeispiele:
Peter Boesch, Mitglied des Verwaltungsrats, Pharmavital AG:
«Ein VR braucht Unabhängigkeit von der GL für gute Entscheide. Deshalb muss auch sein digitales Datenmanagement unabhängig sein. Mit swissPIXAS® kann das einfach, sicher und dauerhaft gewährleistet werden. Zugriffsrechte etc. können einfach durch den VR selbst verwaltet werden. Für die Zusammenarbeit erhält die GL vom VR für gewisse Bereiche Zugang – ohne dass die firmeneigenen IT involviert werden muss.
Neue Software-Versionen sind sofort intuitiv verständlich, und die Verfügbarkeit von swissPIXAS® ist super. Bisher 100%. Deshalb mussten wir noch nie auf das Backup-System im zweiten Data-Center ausweichen. Aber gut zu wissen, dass es im Notfall da ist.»
Beat Flury, Leiter Parlamentsdienste, Grosser Rat Kanton Basel-Stadt:
«swissPIXAS® ist einfach nutzbar für alle und erfüllt die Anforderungen für Milizgremien: In unserem Fall Mitglieder des Grossen Rates und der entsprechenden Kommissionen, auch grenzüberschreitend. swissPIXAS® ist sicher dank 2-Faktor-Identifikation und garantiert die Datenhaltung in der Schweiz. Und schliesslich braucht es keine Schulung. Die Mitglieder des Parlaments finde sich problemlos in swissPIXAS® zurecht.»
