Bei Industrieanlagen, Fliessbändern und der Produktion führt eine Automatisation zu mehr Effizienz. Doch auf den Büroalltag lässt sich dies nicht zwangsläufig übertragen. Denn ob ein Arbeitsablauf sich automatisieren lässt, oder dies überhaupt sinnvoll ist, sollte gut überlegt und abgewogen werden.

Eine vollständige Automatisation eines Arbeitsvorgangs lohnt sich, wenn alle Ausnahmen und Alternativen abschliessend definiert werden können. In diesem Fall kann ein Prozessmodell erstellt und anschliessend die Ausführung definiert werden. Darf der Prozess aber nicht den gesamten Ablauf, inkl. Ausnahmen oder Alternativen diktieren, ist eine Automatisierung nicht möglich.

Ist „Doing by Design“ nicht möglich, kommt Task Management („Design by Doing“) zum Einsatz. Durch diesen Ansatz kann ad hoc und situativ geplant werden. Termine, Bearbeiter und Prioritäten können flexibel festgelegt werden. Vorgänge können so auch ohne Prozessmodel erledigt werden.

Die erstellten Vorgänge beim Task Management können beim nächsten instabilen Prozess als Vorlage genutzt werden. Die Vorlagen können eine Orientierung bieten und auf den neuen Fall adaptiert werden. Task Management ist daher wie eine Art Prozessmodell für einen einzigen Task.

Praxis-Tipp: Nur wenn alle Ausnahmen und Alternativen abschliessend definiert werden können, ist eine Automation sinnvoll. Im Büroalltag ist das aber kaum möglich – deshalb Task Management anstatt Prozessdesign.

Quelle: Auszug aus „Automatisation bei der Vorgangsbearbeitung“, erschienen auf https://de.exaude.com/2018/08/31/automatisation-bei-der-vorgangsbearbeitung/