Die üblichen Tipps zur Verbesserung von Sitzungen, wie eine klare Traktandenliste, stehend ‚sitzen’, jemanden zur Teilnahme delegieren, etc. bringen keine echten Verbesserungen. „Es braucht systematische Veränderungen, da Sitzungen beeinflussen, wie Menschen zusammenarbeiten und ihre Arbeit erledigen“, schreiben L.A. Perlow et al. in ihrem Artikel ‚Stop the Meeting Madness’. Der erste Schritt dazu ist die Befragung der Sitzungsteilnehmenden:

1. Wie negativ (sachlich oder emotional) sind die Teilnehmenden auf Sitzungen eingestellt?
2. Wie viel Zeit wird für Sitzungen pro Arbeitstag/-woche aufgewendet? Und wie variieren diese Angaben nach Personen, Funktionen und Gruppen?
3. Der empfundene Einfluss auf die Arbeitsfähigkeit und die ‚versäumte’ Zeit, um nachzuarbeiten.
4. Der empfundene Anteil an hoch-, mittel- und tiefqualitativen Sitzungen und wie diese Angaben in der Organisation variieren.
5. Was macht den Unterschied zu den besten Sitzungen aus? Und wie schlecht sind die schlechtesten Sitzungen und wieso?
6. Gibt es Ideen wie positives Sitzungsverhalten in der Organisation verbreitet werden kann?

Praxis-Tipp: Die Befragung kann 1:1 oder mittels Fragebogen erfolgen. Wichtig ist die gemeinsame Auswertung der Antworten.