Riskmanagement & IKS News
Vom Einsatz des IKS als Steuerungs- und Leitungsinstrument
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Organisationen der öffentlichen Hand (OöH) stellt das interne Kontrollsystem (IKS) eine wesentliche Komponente für die Sicherstellung der Unternehmensführung und -steuerung dar.
Die Bedeutung der Unternehmenskultur für ein wirksames IKS
Eine der grössten Herausforderungen bei der Implementierung eines IKS in KMU und Gemeinden besteht darin, dass Kontrollen oft als negativ behaftet und als Überwachung empfunden werden.
Dies führt zu Widerständen seitens der Mitarbeiter, die sich möglicherweise überwacht oder in ihrer Arbeitsweise eingeschränkt fühlen. Die Grundlage für ein erfolgreiches IKS ist jedoch eine Unternehmenskultur, in der Kontrollen nicht als Misstrauensvotum, sondern als Unterstützung und Sicherstellung der Qualität verstanden werden.
In der Praxis bedeutet dies, dass das IKS nicht von oben herab implementiert, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickelt werden muss.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie dies erfolgreich gelingen kann:
In einer mittleren Gemeinde wurde das IKS-Projekt in enger Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern und ausgewählten Mitarbeitern entwickelt. Durch Workshops und regelmässige Feedback-Runden wurden die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess integriert und konnten ihre eigenen Ideen und Bedenken einbringen. Dadurch entstand ein System, das nicht nur die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt, sondern auch als Werkzeug zur Prozessverbesserung anerkannt wird.
Vom IKS zum ICS: Ein Steuerungs- und Führungsinstrument
Ursprünglich aus dem angloamerikanischen Raum übernommen, wurde das IKS häufig als ein reines Kontrollinstrument missverstanden.
Der eigentliche Begriff „Controls“ steht jedoch für Verantwortung und Fürsorge, was verdeutlicht, dass es beim IKS nicht nur um Kontrolle, sondern um die aktive Steuerung von Unternehmensprozessen geht.
In der Praxis bedeutet dies, dass ein IKS nicht nur auf die Vermeidung von Fehlern und Verstössen abzielt, sondern die strategische Entwicklung und Steuerung eines Unternehmens unterstützt.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie ein IKS zu einem integrierten Steuerungssystem (ICS) weiterentwickelt werden kann:
In einem KMU, das in der Herstellung von technischen Komponenten tätig ist, wurde das bestehende IKS schrittweise zu einem ICS ausgebaut. Beginnend im Finanzbereich, wo traditionell das IKS angesiedelt ist, wurde das System nach und nach auf andere Abteilungen ausgeweitet. Durch die Einbindung des Risikomanagements in das System wurden nicht nur finanzielle Risiken überwacht, sondern auch operationelle und strategische Risiken erfasst. Dies führte zu einer besseren Steuerung und zu einer Erhöhung der Effizienz in den Unternehmensprozessen.
Die Integration von IKS und Risikomanagement: Ein ganzheitlicher Ansatz
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Weiterentwicklung eines IKS ist die Integration in das unternehmensweite Risikomanagement. Laut dem Institute of Internal Auditors (IIA) ist das IKS ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements und sollte nicht isoliert betrachtet werden. In der Praxis bedeutet dies, dass die organisatorische Trennung zwischen IKS und Risikomanagement aufgehoben und beide Systeme zu einem ganzheitlichen Steuerungsinstrument zusammengeführt werden sollten.
Ein praktisches Beispiel hierzu:
In einer Gemeinde, die vor der Herausforderung stand, ein umfassendes Risikomanagement zu implementieren, wurde das IKS als Basis für das Risikomanagement genutzt. Durch die Erweiterung des IKS um risikobasierte Elemente konnten potenzielle Risiken frühzeitig identifiziert und geeignete Gegenmassnahmen ergriffen werden. Dies führte nicht nur zu einer Verbesserung der Risikosteuerung, sondern auch zu einer höheren Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern, die nun den Mehrwert ihres Beitrags besser verstehen.
Fazit: Die Bedeutung von Beteiligung und Integration
Ein wirksames IKS in KMU und Organisationen der öffentlichen Hand (OöH) ist mehr als nur ein Kontrollsystem. Es ist ein Instrument zur aktiven Steuerung und strategischen Entwicklung des Unternehmens. Um dies zu erreichen, muss das IKS in die Unternehmenskultur integriert und als gemeinsames Projekt verstanden werden. Die Beteiligung der Mitarbeitenden und die Integration des Risikomanagements sind dabei entscheidende Faktoren, um das IKS als wertvolles Führungsinstrument zu etablieren. Nur so kann das IKS seine volle Wirkung entfalten und einen nachhaltigen Beitrag zur Unternehmenssicherung leisten.
Quellen:
«IKS kann mehr als Kontrolle» Seine vollständige Wirkung entfaltet das IKS, wenn es als Steuerungssystem gelebt wird.
«RM + IKS: Rivalen, Geschwister, Partner?» Auf welche Governance-Stufe gehören RM und IKS? Gehören sie organisatorisch zusammen?
OpenAI. (2024). ChatGPT 4o. Verwendet zur Erstellung von Textteilen dieses Artikels.
