Riskmanagement & IKS News

Ein gut durchdachtes Internes Kontrollsystem (IKS) ist für Organisationen unverzichtbar, um Risiken zu managen, die Compliance sicherzustellen und Effizienz zu steigern. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr IKS für das Jahr 2025 optimieren können – mit klaren Schritten und fundierten Erläuterungen, die auf bewährten Methoden und aktuellen Best Practices basieren.

1. Analyse und Rückblick: Wo stehen wir?

1.1 Effizienzbewertung: Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihres aktuellen IKS. Welche Kontrollen haben sich als besonders wirksam erwiesen, und welche sind überflüssig? Analysieren Sie insbesondere die Prozesse mit den höchsten Risiken. Ein ineffizientes Kontrollsystem bindet wertvolle Ressourcen und mindert die Reaktionsfähigkeit bei Problemen. Nehmen Sie gezielt Vereinfachungen und Straffungen vor, um unnötige Doppelungen zu vermeiden und Ihre Massnahmen fokussierter auszurichten.

1.2 Datenflüsse überprüfen: Ein modernes IKS muss auch die Kontrolle über die Datenströme im Unternehmen gewährleisten. Hier kommt das Konzept der Data Lineage ins Spiel: Es macht transparent, woher Daten stammen, wie sie verarbeitet werden und wohin sie fliessen. Ohne diese Nachverfolgbarkeit besteht das Risiko von Compliance-Verstössen, fehlerhaften Berichten und ineffizienten Prozessen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenflüsse systematisch dokumentiert und kontrolliert werden.

1.3 Risikokultur analysieren: Eine wichtige Grundlage für ein starkes IKS ist eine proaktive Risikokultur. Wird in Ihrem Unternehmen auf mögliche Schwachstellen frühzeitig hingewiesen, oder dominieren reaktive Ansätze? Eine dynamische Risikomanagementstruktur, die Echtzeitdaten und kontinuierliche Überwachung integriert, kann entscheidend sein, um Risiken schnell zu erkennen und zu adressieren.

2. Ziele für 2025: Strategische Prioritäten setzen

2.1 Schwerpunktsetzung: Nicht alle Bereiche eines Unternehmens bergen die gleichen Risiken. Priorisieren Sie Kontrollfelder mit besonderer Bedeutung, wie IT-Sicherheit, Finanzprozesse oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dies hilft, die verfügbaren Ressourcen gezielt einzusetzen und maximale Wirkung zu erzielen. Eine klare Zieldefinition ermöglicht es, die strategischen Prioritäten des Unternehmens besser mit dem IKS zu verknüpfen und die Überwachung effizienter zu gestalten.

2.2 Mitarbeiter einbinden: Ein IKS ist nur so stark wie die Menschen, die es umsetzen. Fördern Sie ein Bewusstsein dafür, dass Kontrollen nicht dazu dienen, Fehler zu bestrafen, sondern die Arbeit zu erleichtern und die Sicherheit zu erhöhen. Mitarbeiter sollten verstehen, wie sie aktiv zum Risikomanagement beitragen können. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, in der Kontrollen nicht als Hemmnis, sondern als unterstützendes Instrument wahrgenommen werden.

3. Massnahmen: Effizienz und Transparenz steigern

3.1 Automatisierung vorantreiben: Manuelle Kontrollen sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Investieren Sie in moderne Tools, die automatisierte Überwachungs- und Dokumentationsprozesse ermöglichen. Diese Systeme bieten Echtzeit-Einblicke in die wichtigsten Geschäftsbereiche und sorgen dafür, dass Probleme frühzeitig erkannt werden. Automatisierte Workflows erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern entlasten Ihre Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben.

3.2 Checklisten einsetzen: Checklisten sind einfache, aber effektive Werkzeuge, um sicherzustellen, dass kritische Schritte in einem Prozess nicht übersehen werden. Sie bieten ein strukturiertes Vorgehen, das die Aufmerksamkeit auf wesentliche Aspekte lenkt, ohne dabei die Flexibilität einzuschränken. Formelle Checklisten können Fehler reduzieren und helfen insbesondere bei komplexen Prozessen, Übersicht und Kontrolle zu behalten.

3.3 Menschliche Schwächen adressieren: Ein unterschätzter Risikofaktor in jedem Unternehmen ist menschliche Schwäche. Massnahmen wie Aufgabenrotation, klare Verantwortlichkeiten und Whistleblowing-Systeme können dazu beitragen, interne Risiken zu minimieren. Unterstützen Sie eine offene Kommunikation, um Misstrauen und potenziellen Schaden durch unethisches Verhalten frühzeitig zu begegnen.

4. Schulung und Kommunikation

4.1 Regelmässige Trainings: Ein starkes IKS setzt voraus, dass alle Beteiligten wissen, wie es funktioniert und welchen Beitrag sie leisten können. Schulungen sollten nicht nur die theoretischen Grundlagen vermitteln, sondern auch praktische Szenarien und Fallstudien einbeziehen. Dadurch wird das Verständnis für Risiken geschärft und die Kompetenz zur Problemlösung gestärkt.

4.2 Förderung einer offenen Fehlerkultur: Kontrollen können bei Mitarbeitern oft den Eindruck erwecken, dass sie überwacht werden. Dies führt zu Unsicherheit und Widerstand. Kommunizieren Sie klar, dass Kontrollen dazu dienen, Fehler zu verhindern und die Arbeitsergebnisse zu sichern. Eine Kultur, die Fehler als Lernchance begreift, fördert die Akzeptanz und steigert die Effektivität des IKS.

5. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

5.1 Dynamisches Monitoring: Ein statisches IKS, dass lediglich vergangene Daten analysiert, reicht in einer dynamischen Unternehmensumgebung nicht aus. Nutzen Sie Echtzeit-Tools, die kontinuierlich Risiken überwachen und proaktiv Warnungen ausgeben. So können Sie schneller reagieren und Risiken effizienter managen.

5.2 Dokumentation und Berichterstattung: Eine klare Dokumentation ist essenziell, um die Wirksamkeit von Kontrollen zu belegen und die Compliance sicherzustellen. Dokumentieren Sie, welche Massnahmen ergriffen wurden, und überprüfen Sie regelmässig deren Effektivität. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern erleichtert auch externe Audits und interne Überprüfungen.

Fazit und Umsetzung

Die IKS-Planung für 2025 bietet Unternehmen die Möglichkeit, Risiken systematisch zu adressieren, Effizienzpotenziale zu heben und eine resiliente Unternehmenskultur zu fördern. Mit einem klaren Fokus auf Innovation, Mitarbeiterengagement und dynamische Prozesse kann Ihr IKS nicht nur Risiken minimieren, sondern auch als strategisches Steuerungsinstrument dienen.

Gerne begleiten wir Sie auf diesem Weg und helfen, Ihr Internes Kontrollsystem zukunftssicher zu gestalten.