Riskmanagement & IKS News

Die Bedeutung eines effektiven internen Kontrollsystems (IKS) in Kombination mit einem robusten Compliance Management System (CMS)

Die Bedeutung eines effektiven internen Kontrollsystems (IKS) in Kombination mit einem robusten Compliance Management System (CMS) wächst stetig. In einer immer strenger regulierten Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sowohl gesetzliche Vorgaben einzuhalten als auch wirtschaftliche Chancen optimal zu nutzen.

Aber wie können Compliance-Checks effektiv in ein IKS eingebunden werden, um Haftungsrisiken zu minimieren und strategische Ziele zu erreichen?

1. Ziele von Compliance-Checks im IKS

Compliance-Checks dienen dazu, sicherzustellen, dass Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien einhalten. Ihre Integration ins IKS ermöglicht:

• die Verhinderung von Regelverstössen,
• die Stärkung der Unternehmensintegrität,
• den Schutz vor rechtlichen Konsequenzen und finanziellen Sanktionen.
  
  

2. Praktische Schritte zur Integration von Compliance-Checks in das IKS

Compliance-Checks effektiv in ein IKS einzubinden, erfordert einen systematischen Ansatz.

2.1 Analyse und Risikobewertung

a. Identifikation der gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien

• Analysieren Sie branchenspezifische und nationale Regularien wie Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO), Steuervorschriften oder arbeitsrechtliche Vorgaben.
• Definieren Sie interne Richtlinien und Standards, die diese Gesetze ergänzen.
• Praxis-Tipp: Führen Sie eine Compliance-Matrix ein, in der Gesetze und zugehörige Kontrollmassnahmen systematisch dokumentiert werden.
  
  

b. Durchführung einer umfassenden Risikoanalyse

• Nutzen Sie bewährte Methoden wie SWOT-Analysen oder Risikoheatmaps, um potenzielle Schwachstellen in Prozessen aufzudecken.
• Bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und den möglichen Schaden von Regelverstössen.
• Beispiel: In einem Produktionsunternehmen könnte ein Risiko in unzureichend kontrollierten Umweltauflagen liegen, was zu hohen Bussgeldern führen könnte.

c. Stakeholder einbeziehen

• Identifizieren Sie Schlüsselpersonen aus Compliance, Risk Management, interner Revision und operativen Abteilungen.
• Führen Sie Workshops durch, um ein gemeinsames Verständnis der Risiken und Anforderungen zu schaffen.

2.2 Definition von Kontrollmassnahmen

a. Entwicklung massgeschneiderter Kontrollstandards
Legen Sie fest, welche Kontrollen für welche Risiken erforderlich sind. Beispiele:

• Präventive Kontrollen: Z. B. Genehmigungsprozesse für hohe Ausgaben oder systematische Überprüfung von Lieferantenverträgen.
• Detektive Kontrollen: Z. B. regelmässige Datenanalysen zur Identifikation von Anomalien.
  
  

b. Integrierung in bestehende IKS-Prozesse

Verknüpfen Sie Compliance-Massnahmen mit operativen Kontrollen, um Redundanzen zu vermeiden.
Praxis-Beispiel: Eine Einkaufsabteilung kann durch automatisierte Freigabeprozesse sicherstellen, dass neue Lieferanten nur dann aufgenommen werden, wenn Compliance-Checks bestanden sind.

c. Erstellen von Checklisten und Leitlinien

Entwickeln Sie für jede Abteilung spezifische Checklisten, z. B.:

• Haben alle Mitarbeiter relevante Schulungen besucht?
• Sind alle Verträge auf regulatorische Anforderungen geprüft?

d. Dokumentation und Verantwortlichkeiten

• Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Überwachung von Kontrollen.
• Nutzen Sie digitale Kontrolltools, um Massnahmen revisionssicher zu dokumentieren.

2.3 Schulung und Sensibilisierung

a. Regelmässige Schulungen für alle Mitarbeiter

• Bieten Sie zielgruppenspezifische Schulungen an, z. B. für Management, Fachkräfte und neue Mitarbeitende.
• Inhalte könnten sein: Aktuelle gesetzliche Änderungen, unternehmensspezifische Compliance-Richtlinien und Fallstudien zu Regelverstössen.
  
  

b. Förderung eines Compliance-Bewusstseins

• Kommunikation ist entscheidend: Intranet-Portale, regelmässige Newsletter und interne Workshops halten das Thema präsent.
• Positive Anreize setzen: Compliance-orientierte Boni oder Awards für Teams, die besondere Leistungen zeigen.

c. Einbettung in die Unternehmenskultur

• Führungskräfte als Vorbilder: Sie sollten aktiv zeigen, dass Compliance ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftserfolgs ist.

2.4 Überwachung und Verbesserung

a. Etablierung eines kontinuierlichen Audit- und Kontrollprozesses

• Führen Sie interne und externe Audits durch, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.
• Nutzen Sie Prüfberichte, um Kontrollmassnahmen zu verbessern und deren Effektivität zu messen.
  
  

b. Einführung moderner Technologien

Compliance-Management-Software erleichtert die Überwachung von Kontrollprozessen. Funktionen können umfassen:

• Automatisierte Benachrichtigungen bei Abweichungen.
• Echtzeit-Berichte und Dashboards für Managemententscheidungen.

c. Anpassung an geänderte Rahmenbedingungen

• Regelmässige Überprüfung gesetzlicher Änderungen und Anpassung der Massnahmen im IKS.
• Praxis-Tipp: Ernennen Sie einen Compliance-Beauftragten, der diese Änderungen überwacht und intern kommuniziert.
  
  

3. Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Integration

• Kooperation zwischen Compliance- und Kontrollteams. Eine enge Zusammenarbeit fördert Synergien und reduziert Überschneidungen.
• Flexibilität und Anpassung. Kontrollsysteme sollten regelmässig an sich ändernde gesetzliche Anforderungen und Geschäftsbedingungen angepasst werden.
• Langfristige Anreize schaffen. Compliance-orientierte Boni und Beförderungen motivieren Mitarbeiter und fördern eine nachhaltige Kultur.
  
  

Fazit:

Die Integration von Compliance-Checks in ein bestehendes IKS bietet Unternehmen die Möglichkeit, gesetzliche Vorgaben effizient zu erfüllen und gleichzeitig Haftungsrisiken zu minimieren. Durch einen strukturierten Ansatz, der auf Analyse, Schulung, Überwachung und Digitalisierung setzt, wird Compliance nicht nur als Pflichtaufgabe, sondern als strategisches Instrument zur Unternehmensführung wahrgenommen.