Riskmanagement & IKS News

Datenschutz bleibt eine der grössten Herausforderungen für KMU, NPO und Gemeinden. Zwischen der europäischen DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und den branchenspezifischen Vorgaben verlieren viele Organisationen schnell den Überblick. Ein strukturiertes Internes Kontrollsystem (IKS) kann helfen, Datenschutz effizient und effektiv sicherzustellen.

Dieser Leitfaden zeigt praxisnah, welche Kontrollen im IKS entscheidend sind, um Datenschutzvorgaben zu erfüllen – mit konkreten Massnahmen für KMU, NPO und Gemeinden.

Warum Datenschutz für KMU, NPO und Gemeinden herausfordernd ist.

KMU, NPO und Gemeinden haben oft begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen, um Datenschutzvorgaben lückenlos umzusetzen. Gleichzeitig sind die regulatorischen Anforderungen komplex:

DSGVO: Gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.

Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG): Erhöhte Dokumentations- und Nachweispflichten für Schweizer Organisationen seit September 2023.

Spezifische Vorgaben für Gemeinden: Gemeinden verarbeiten sensible Daten wie Einwohnerregister oder Sozialhilfeanträge und müssen besonders hohe Datenschutzstandards erfüllen.

Die grössten Herausforderungen sind:

• Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
• Technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen
• Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung an neue Regelungen

Hier setzt das IKS an – als systematische Methode, Datenschutzprozesse transparent und kontrollierbar zu gestalten.

Wie das IKS beim Datenschutz hilft

Ein starkes IKS stellt sicher, dass Datenschutz nicht nur auf dem Papier existiert, sondern aktiv gelebt wird. Es integriert Datenschutzmassnahmen in tägliche Abläufe, verhindert Regelverstösse und schützt vor Sanktionen.

1. Risikobasierte Analyse und Dokumentation

Das IKS sollte Datenschutzrisiken systematisch erfassen und bewerten:

Risikobewertung durchführen: Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet? Wo bestehen Schwachstellen?

Compliance-Matrix erstellen: Welche gesetzlichen Vorgaben gelten und welche Kontrollen sind notwendig?

Dokumentationspflichten sicherstellen: Alle Massnahmen sollten revisionssicher dokumentiert werden.

Praxisbeispiele:

KMU: Ein Dienstleistungsunternehmen verarbeitet Kundendaten in der Cloud. Es integriert regelmässige Sicherheitsüberprüfungen in sein IKS, um unautorisierte Zugriffe zu vermeiden.

Gemeinde: Die Einwohnerkontrolle speichert hochsensible Daten. Die Gemeinde führt deshalb ein automatisiertes Löschkonzept ein, das personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen entfernt.

NPO: Ein Hilfswerk verwaltet Spenderlisten. Um Datenschutzrisiken zu reduzieren, werden alle Mitarbeitenden zu sicheren Datenverarbeitungspraktiken geschult.

2. Klare Kontrollen für Datenschutzprozesse

Im IKS sollten gezielt Datenschutz-Kontrollen definiert sein:

Zugriffsmanagement: Wer hat Zugriff auf welche Daten? (Vier-Augen-Prinzip, regelmässige Überprüfung)

Verarbeitungsverzeichnisse: Alle Datenflüsse müssen dokumentiert sein.

Datenschutz-Folgenabschätzungen: Für riskante Datenverarbeitungen erforderlich.

Lösch- und Sperrprozesse: Werden Daten rechtzeitig gelöscht oder anonymisiert?

Praxisbeispiele:

KMU: Ein Online-Händler führt eine Zugriffskontrolle ein, die sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeitende auf Kundendaten zugreifen können.

Gemeinde: Die Sozialbehörde führt eine Datenschutz-Folgenabschätzung für die digitale Fallbearbeitung durch, um Risiken frühzeitig zu erkennen.

NPO: Ein Verein entwickelt eine Checkliste, die sicherstellt, dass alle gespeicherten Mitgliederdaten jährlich überprüft und ggf. gelöscht werden.

3. Schulung und Sensibilisierung

Datenschutz ist nur so stark wie die Menschen, die ihn umsetzen. Das IKS sollte deshalb regelmässige Schulungen und Awareness-Kampagnen enthalten:

• Pflichtschulungen für neue Mitarbeitende
• Jährliche Datenschutz-Updates für alle Abteilungen
• Phishing-Simulationen und praktische Tests
  
  

Praxisbeispiele:

KMU: Ein IT-Dienstleister schult seine Mitarbeitenden regelmässig im sicheren Umgang mit Kundendaten und verdächtigen E-Mails.

Gemeinde: Die Verwaltung führt verpflichtende Datenschutz-Schulungen für neue Mitarbeitende ein, insbesondere für das Einwohner- und Steueramt.

NPO: Ein Hilfswerk führt eine Kampagne zur Sensibilisierung für Datensicherheit in der ehrenamtlichen Arbeit durch.

4. Kontinuierliche Überwachung und Audits

Ein effektives IKS überprüft regelmässig, ob Datenschutzmassnahmen greifen:

Regelmässige interne Audits zur Überprüfung der Einhaltung

Technische Sicherheitsüberprüfungen (z. B. Penetrationstests)

Meldesystem für Datenschutzverstösse mit klaren Eskalationsstufen

Praxisbeispiele:

KMU: Ein Softwareunternehmen setzt eine interne Datenschutz-Kontrollinstanz ein, die regelmässig Sicherheitsüberprüfungen durchführt.

Gemeinde: Die Gemeinde beauftragt jährlich eine externe Revision, um sicherzustellen, dass alle Datenschutzvorgaben eingehalten werden.

NPO: Eine Stiftung führt ein digitales Datenschutz-Cockpit ein, das automatisch Alarm schlägt, wenn unautorisierte Datenzugriffe erkannt werden.

Fazit: Datenschutz im IKS verankern lohnt sich.

Mit einem gut strukturierten IKS können KMU, NPO und Gemeinden Datenschutz effizient umsetzen und Haftungsrisiken minimieren. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind:

• Klare Verantwortlichkeiten und regelmässige Schulungen
• Präventive und detektive Kontrollen zur Einhaltung der DSGVO und des revDSG
• Digitale Tools zur Automatisierung von Compliance-Prozessen

Durch eine enge Verzahnung von Datenschutz und IKS wird Compliance nicht zur Last, sondern zum strategischen Vorteil.