Riskmanagement & IKS News
So erhöhen Sie die Wirksamkeit Ihrer Kontrollen.
Ein internes Kontrollsystem (IKS) ist nur so gut wie seine tatsächliche Wirksamkeit. Doch in vielen Organisationen bleibt die Effizienz der implementierten Kontrollen hinter den Erwartungen zurück.
Prüfungen zeigen oft Schwachstellen auf, doch anstatt grundlegender Verbesserungen, bleibt es häufig bei punktuellen Anpassungen. Dabei sollte die IKS-Prüfung nicht nur der formalen Nachweiserbringung dienen, sondern gezielt dazu beitragen, Kontrollmechanismen zu optimieren und Risiken wirksamer zu managen.
Welche Methoden helfen, die Qualität und Effektivität von Kontrollprozessen nachhaltig zu verbessern?
Kontrollen risikoorientiert ausrichten
Nicht jede Kontrolle trägt in gleichem Masse zur Risikominimierung bei. Oft werden historisch gewachsene Kontrollmechanismen beibehalten, obwohl sich die Risikolandschaft längst verändert hat.
Eine zielgerichtete IKS-Prüfung setzt daher zunächst bei der Frage an: Sind die bestehenden Kontrollen dort angesetzt, wo sie den grössten Nutzen bringen?
Studien zeigen, dass Unternehmen mit einem strukturierten, risikoorientierten Kontrollansatz von einer höheren Transparenz profitieren und Prozessschwächen frühzeitig erkennen. Dazu ist es essenziell, regelmässige Risikoanalysen durchzuführen und die Kontrollen an den tatsächlichen Schwachstellen auszurichten.
- Identifizieren Sie die zentralen Risikobereiche und priorisieren Sie die Kontrollen entsprechend.
- Überprüfen Sie regelmässig, ob bestehende Kontrollmechanismen noch relevant sind oder optimiert werden müssen.
- Vermeiden Sie redundante Prüfungen, die keinen Mehrwert liefern.
Dynamisierung der Kontrollprozesse
Viele Unternehmen verwalten ihre internen Kontrollsysteme noch immer in statischen Tabellen und jährlichen Berichten. Dies führt dazu, dass Risiken oft erst mit Verzögerung erkannt und adressiert werden. Ein dynamisches IKS hingegen ermöglicht eine kontinuierliche, nahezu in Echtzeit erfolgende Überwachung und Reaktion. Der wesentliche Unterschied liegt in der Art der Umsetzung: Während statische Systeme auf rückblickenden Prüfungen beruhen, erlaubt ein dynamischer Ansatz die sofortige Identifikation und Bearbeitung von Abweichungen.
Um dies zu erreichen, sollten Kontrollverantwortlichkeiten klar definiert und digitale Tools genutzt werden. Echtzeit-Daten ermöglichen eine proaktive Steuerung und sorgen für eine höhere Transparenz. Besonders bei hochkritischen Prozessen empfiehlt sich zudem der Einsatz unabhängiger Prüfinstanzen, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
- Implementieren Sie ein dynamisches Kontrollsystem mit Echtzeit-Datenzugriff.
- Weisen Sie jede Kontrolle klar einer verantwortlichen Person zu.
- Prüfen Sie, welche Kontrollen von unabhängigen Stellen durchgeführt werden sollten.
Automatisierung und Digitalisierung gezielt nutzen
Die Digitalisierung hat längst auch das Risikomanagement und interne Kontrollsysteme erreicht. Doch viele Unternehmen schöpfen das Potenzial noch nicht aus. Automatisierte Überwachungsmechanismen können helfen, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und Kontrollprozesse effizienter zu gestalten.
Besonders bewährt haben sich digitalisierte Checklisten, die sich flexibel anpassen lassen und eine strukturierte Kontrolle ermöglichen. Anstatt sich auf manuelle Prüfungen zu verlassen, können Unternehmen durch automatisierte Workflows sicherstellen, dass relevante Daten kontinuierlich überprüft und bei Abweichungen sofort Massnahmen eingeleitet werden. Dabei sollte stets eine Balance zwischen Automatisierung und menschlichem Urteilsvermögen gewahrt bleiben – Technologie ersetzt nicht die Erfahrung, sondern ergänzt sie.
- Nutzen Sie digitale Checklisten und automatisierte Monitoring-Systeme.
- Definieren Sie Workflows, die eine sofortige Reaktion auf Abweichungen ermöglichen.
- Kombinieren Sie technologische Lösungen mit der Expertise erfahrener Mitarbeiter.
Positive Risikokultur als Basis für wirksame Kontrollen
Ein Kontrollsystem kann noch so ausgefeilt sein – wenn es von den Mitarbeitenden nicht akzeptiert und aktiv genutzt wird, bleibt seine Wirksamkeit begrenzt. In vielen Unternehmen werden interne Kontrollen als notwendiges Übel betrachtet, das vor allem mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist. Dabei sollte das IKS als strategisches Steuerungsinstrument verstanden werden, das aktiv zur Zielerreichung beiträgt.
Eine offene und positive Risikokultur ist der Schlüssel für die Akzeptanz interner Kontrollen. Wenn Mitarbeitende verstehen, dass die Massnahmen nicht auf Kontrolle, sondern auf Risikominimierung und Prozessverbesserung abzielen, steigt die Bereitschaft, sich aktiv daran zu beteiligen. Transparente Kommunikation, gezielte Schulungen und die Förderung einer konstruktiven Fehlerkultur helfen, die Wirksamkeit des IKS zu erhöhen.
- Fördern Sie eine Risikokultur, in der Kontrollen als Steuerungsinstrument wahrgenommen werden.
- Schulen Sie Mitarbeitende regelmässig zum Sinn und Zweck des IKS.
- Etablieren Sie eine positive Fehlerkultur, die Lerneffekte anstatt Schuldzuweisungen in den Mittelpunkt stellt.
Regelmässige Wirksamkeitsprüfungen als kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Die beste Kontrolle bringt wenig, wenn ihre Wirksamkeit nicht regelmässig überprüft wird. IKS-Prüfungen sollten nicht als einmalige Massnahme betrachtet werden, sondern als kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Organisationen sollten daher ihre Kontrollmechanismen regelmässig evaluieren und an neue Herausforderungen anpassen.
Dazu gehört auch, interne und externe Prüfungen zu kombinieren, um eine objektive Bewertung zu gewährleisten. Ein proaktives IKS lebt von der kontinuierlichen Optimierung – indem Schwachstellen konsequent identifiziert und behoben werden, bleibt das System langfristig wirkungsvoll.
- Führen Sie regelmässige risikobasierte Prüfungen durch und passen Sie die Kontrollen an.
- Nutzen Sie externe Audits als Ergänzung zur internen Überprüfung.
- Ziehen Sie Erkenntnisse aus vergangenen Fehlern und Vorfällen für künftige Verbesserungen heran.
Fazit
Ein wirkungsvolles IKS ist kein starres Regelwerk, sondern ein dynamisches System, das sich kontinuierlich weiterentwickeln muss. Durch eine risikoorientierte Ausrichtung, den gezielten Einsatz digitaler Lösungen, eine positive Risikokultur und regelmässige Prüfungen lässt sich die Wirksamkeit der Kontrollen nachhaltig steigern. Unternehmen, die ihr IKS nicht nur als Pflichtaufgabe, sondern als strategisches Instrument verstehen, profitieren von höherer Sicherheit, Transparenz und Effizienz in ihren Prozessen.
Quellen:
Swissaxis AG, “Wie Geschäftsprozesse dokumentieren und die Risiken managen?” (Mai 2024)
Swissaxis AG, “Internes Kontrollsystem: 15 Jahre danach” (August 2023)
Swissaxis AG, “Dynamisches Risk Handling: Nur dynamische Systeme bringen Wirkung” (November 2023)
Swissaxis AG, “Positive Risikokultur als Erfolgsfaktor” (September 2024)
Swissaxis AG, “IKS gemäss Swiss Code: Wie umfassend müssen interne Kontrollen wirken?” (Mai 2023)
OpenAI. (2024). ChatGPT 4o. Verwendet zur Erstellung von Textteilen dieses Artikels.
