Riskmanagement & IKS News

Verantwortliche fallen aus, Kontrolllisten veralten, Freigaben werden per Handschlag erteilt – und alles geht gut. Bis es das nicht mehr tut.

In KMU und öffentlichen Verwaltungen ist das Vertrauen gross, oft auch berechtigt. Doch wenn es um Kontinuität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit geht, braucht es mehr: ein funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) macht Organisationen krisenfest – ohne sie starrer zu machen.

1. Kontrolle ≠ Misstrauen – sondern Organisationssicherheit

Kontrolle soll nicht Menschen überwachen – sondern Prozesse absichern. Sie schafft Transparenz, Verlässlichkeit und vor allem: Handlungsfähigkeit in kritischen Situationen.

Beispiel: Eine Gemeinde stand nach einem plötzlichen Todesfall eines langjährigen Finanzverantwortlichen ohne Überblick über ihre offenen Zahlungen und Kreditlinien da.

Erst durch das mühsame Zusammensuchen aus Mailverläufen und Papierakten konnte die Liquidität rekonstruiert werden. Ein IKS mit definierten Kontrollpunkten und digitalem Zugriff hätte den Schaden verhindert.

2. Wie moderne Kontrollen aussehen

Effektiv und alltagstauglich – so lassen sich heutige Kontrollmechanismen beschreiben:

• Rollenbasiert: Wer macht was? Wer prüft wen? Wer ist Stellvertretung?
• Prozessintegriert: Freigaben, Plausibilitätsprüfungen, Abgleiche sind Teil des Workflows – nicht Sonderaktionen
• Digital dokumentiert: Ohne Papierstapel, mit Versionierung und Nachvollziehbarkeit
  
  

Tipp: Auch für kleine Organisationen gibt es schlanke Webtools, mit denen Freigaben, Aufgaben und Rückmeldungen dokumentiert werden können – einfacher als Excel und sicherer als E-Mail.

3. Kontrollkultur ist Führungskultur

Kontrolle muss nicht „von oben“ kommen – aber sie braucht das klare Bekenntnis des Leitungsgremiums:

• Was ist uns wichtig?
• Wo brauchen wir Sicherheit?
• Wie delegieren wir Verantwortung – aber behalten Überblick?

Praxisbeispiel: In einem Maschinenbauunternehmen wurde ein IKS eingeführt, das auf vier Kontrollgruppen basierte: Finanzen, Personal, Einkauf, Projektgeschäft.

Jede Führungskraft verantwortete ihre Kontrollpunkte. Der Aufwand war moderat – aber die Wirkung enorm: mehr Sicherheit, weniger operative Fehler, besseres Audit-Ergebnis.

4. Dynamik statt Starrheit: Resilienz durch Kontrollintelligenz

Kontrollen sind nicht starr – sie können und sollen angepasst werden:

• Neue Risiken = neue Kontrollen
• Wegfall von Risiken = Reduktion
• Rückmeldungen aus der Praxis = Optimierung
  
  

Ein lernendes IKS ist kein Kontrollmonster, sondern ein Feedbacksystem.

Fazit: Vertrauen verdient Kontrolle – und umgekehrt

Resiliente Organisationen verlassen sich nicht nur auf Erfahrung, sondern sichern ihr Handeln ab.

Das schafft nicht Misstrauen – sondern Entlastung und Klarheit. Wer Kontrollen intelligent einsetzt, schützt nicht nur Prozesse – sondern auch Menschen.