Riskmanagement & IKS News
Warum ein IKS mehr braucht als ein Excel
In vielen Organisationen wird das interne Kontrollsystem (IKS) noch immer in Excel geführt. Tabellen, Listen, Statusübersichten – sauber aufgebaut, oft über Jahre gewachsen.
Und doch stellt sich eine grundlegende Frage:
Erfüllt ein solches Setup überhaupt die Anforderungen an ein wirksames Kontrollsystem?
Die Antwort ist unbequem: nur bedingt.
Denn ein IKS ist mehr als Dokumentation. Es ist Teil der Governance, und damit eng verknüpft mit Risk Management und der Verantwortung des obersten Leitungsorgans.
- IKS ist kein Tool – sondern ein Führungsinstrument
Ein IKS gehört systematisch zum Risk Management. Und Risk Management ist keine operative Aufgabe – sondern eine Führungsverantwortung.
Das oberste Leitungsorgan:
- definiert den Ambitionsgrad im Umgang mit Risiken
- überwacht die Wirksamkeit des Systems
- trägt letztlich die Verantwortung
Daraus folgt eine zentrale Anforderung: Das IKS muss unabhängig von der operativen Umsetzung geführt werden können.
- Das Problem: IKS in operativen Systemen
In der Praxis wird das IKS oft dort geführt, wo auch die Prozesse stattfinden:
- im ERP-System
- in Fachapplikationen
- oder eben in Excel-Dateien in den Abteilungen
Das klingt effizient – ist aber aus Governance-Sicht problematisch: Denn wer Prozesse ausführt, kontrolliert gleichzeitig deren Einhaltung.
Damit entsteht ein klassischer Interessenkonflikt.
- Gewaltentrennung: Ein unterschätztes Prinzip im IKS
Aus der Governance-Perspektive gilt ein einfaches Prinzip:
Kontrolle muss unabhängig sein von der Durchführung.
Dieses Prinzip ist aus der internen Revision bestens bekannt:
- Die interne Revision ist dem obersten Leitungsorgan unterstellt.
- Sie arbeitet unabhängig vom operativen Betrieb.
- Und überprüft genau jene Prozesse, die im Alltag funktionieren müssen.
Das IKS bewegt sich in einem ähnlichen Spannungsfeld:
- Es operiert im Tagesgeschäft,
- muss aber gleichzeitig übergeordnet gesteuert und überwacht werden.
Eine Führung des IKS in denselben Systemen wie die operativen Prozesse widerspricht diesem Prinzip.
- Warum eine separate IKS-Applikation sinnvoll ist
Eine dedizierte IKS-Plattform schafft genau diese notwendige Trennung:
- zwischen Durchführung und Kontrolle
- zwischen operativer Verantwortung und Governance
- zwischen Datenquelle und Steuerungsinstrument
Damit wird das IKS zu dem, was es sein sollte: ein unabhängiges Steuerungs- und Führungsinstrument
- Excel als Standard – und seine Grenzen
Warum ist Excel trotzdem so verbreitet?
- schnell verfügbar
- flexibel
- scheinbar kostengünstig
Doch genau diese Eigenschaften sind gleichzeitig die Schwächen.
Typische Probleme von Excel-basierten IKS:
- Versionen sind nicht klar nachvollziehbar
- Verantwortlichkeiten sind unscharf
- Kontrollen werden bestätigt – aber nicht überprüfbar
- Wissen bleibt bei Personen, nicht im System
- Transparenz für das Leitungsorgan fehlt
Excel dokumentiert – aber es steuert nicht.
- Was ein digitales IKS-Tool besser macht
Eine spezialisierte IKS-Applikation bringt genau jene Eigenschaften, die Excel nicht leisten kann:
- a) Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jede Kontrolle ist dokumentiert, zeitlich nachvollziehbar und prüfbar.
- b) Nahtloser Übergang bei Personalwechsel
Wissen bleibt im System – nicht im Kopf einzelner Personen.
- c) Verbindlichkeit der Kontrollaufträge
Kontrollen sind nicht „nice to have“, sondern klar zugewiesene Aufgaben
- d) Schutz der Datenintegrität
Keine unkontrollierten Änderungen, keine parallelen Versionen.
- e) Transparenz für das Leitungsorgan
Cockpit-Sichten ermöglichen echte Steuerung statt punktueller Einblicke.
- Der eigentliche Mehrwert: Steuerbarkeit
Der grösste Unterschied liegt nicht in der Technologie – sondern in der Wirkung:
|
Excel |
IKS-Tool |
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Dokumentation |
Steuerung |
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Dezentral |
Zentral transparent |
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Personenabhängig |
Systemgestützt |
|
Reaktiv |
Proaktiv |
Ein digitales IKS schafft die Voraussetzung dafür, dass das Leitungsorgan seiner Verantwortung tatsächlich nachkommen kann.
Fazit: Unabhängigkeit ist kein Luxus – sondern Voraussetzung
Ein IKS ist dann wirksam, wenn es:
- unabhängig geführt wird
- klar strukturiert ist
- im Alltag funktioniert
- und vom Leitungsorgan gesteuert werden kann
Excel erfüllt diese Anforderungen nur teilweise. Die Digitalisierung des IKS auf einer separaten Plattform ist deshalb kein IT-Projekt – sondern ein Governance-Thema.
Wer Kontrolle ernst nimmt, muss auch die Voraussetzungen dafür schaffen.
